Si eres contador en Ecuador, sabes bien lo que significa el cierre de cada mes: mensajes de WhatsApp sin respuesta, fotos de documentos borrosas, roles de pago que llegan tarde y planillas del IESS que "ya van a mandar". El proceso de recopilar todos los documentos contables de tus clientes es, para muchos profesionales, la parte más desgastante del trabajo.
El SRI (Servicio de Rentas Internas) exige que toda persona natural o jurídica obligada a llevar contabilidad mantenga sus registros al día y presente sus declaraciones dentro de los plazos establecidos. Para cumplir con eso, tu cliente tiene que entregarte una serie de documentos cada mes sin excepción. El problema no es que los documentos no existan; el problema es que reunirlos toma tiempo y coordinación.
En este artículo encontrarás el checklist completo de documentos que debes pedirle a tus clientes ecuatorianos cada mes. Úsalo como referencia para tus propios procesos o compártelo con tus clientes para que sepan exactamente qué necesitan preparar.
¿Qué documentos necesita tu contador cada mes en Ecuador?
Los documentos se agrupan en cinco categorías principales. Algunos los puede obtener directamente tu contador desde el portal del SRI; otros dependen de que tu cliente te los envíe a tiempo.
Extractos bancarios
- Extracto bancario del mes (Banco Pichincha, Produbanco, Pacífico, Guayaquil, Internacional, Bolivariano u otros)
- Extracto de cuenta de ahorros si hay movimientos relacionados con el negocio
- Estado de tarjeta de crédito empresarial
Nómina e IESS
- Rol de pagos firmado por el empleador
- Comprobante de pago de aportes al IESS (planilla patronal del mes)
- Avisos de entrada o salida de empleados (si aplica)
- Actas de finiquito (si hubo salidas en el período)
Facturas y comprobantes de compras
- Facturas físicas o tickets de compras que no estén en el portal del SRI
- Liquidaciones de compras y servicios (a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad)
- Notas de crédito o débito recibidas en el período
- Comprobantes de gastos de representación o viáticos
Retenciones e impuestos
- Comprobantes de retención emitidos (IVA e IR) durante el mes
- Comprobantes de retención recibidos de clientes
- Declaración de impuesto a la renta (si el período aplica)
- Comprobantes de pago de impuestos (formularios 103, 104)
Contratos y otros documentos
- Contratos nuevos de servicios o arrendamiento firmados en el mes
- Comprobantes de gastos personales del socio o dueño (si aplica deducción)
- Actas de junta o resoluciones societarias (si aplica)
- Comprobantes de importaciones o exportaciones (si aplica)
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