Checklist mensual de documentos para contadores en Colombia (2026)

Ser contador en Colombia implica navegar un sistema tributario que combina obligaciones con la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), aportes parafiscales al sistema PILA y vencimientos que parecen no dar respiro. Cada cierre de mes trae la misma dinámica: recordarle al cliente que mande los documentos, esperar respuesta por WhatsApp, recibir archivos incompletos y seguir pidiendo lo que falta hasta el último momento.

Colombia tiene una de las estructuras tributarias más complejas de la región. La retención en la fuente, el IVA bimestral, el sistema de parafiscales (EPS, AFP, ARL y caja de compensación) y el ICA municipal hacen que el volumen de documentos que se mueve cada mes sea considerable. Y todo eso depende de que tu cliente te mande la información a tiempo.

Este checklist está diseñado para contadores que trabajan con empresas colombianas, ya sean personas jurídicas o personas naturales obligadas a declarar. Úsalo para estructurar tus solicitudes mensuales y compártelo con tus clientes para que sepan exactamente qué necesitas de ellos cada período.

¿Qué documentos necesita tu contador cada mes en Colombia?

Dependiendo del régimen del contribuyente y su actividad, algunos documentos pueden variar. Sin embargo, estos son los que casi siempre se necesitan para un cierre mensual completo.

Extractos bancarios

• Extracto bancario del mes de todas las cuentas (Bancolombia, Davivienda, BBVA, Banco de Bogotá, Banco Popular, etc.)
• Estado de cuenta de tarjeta de crédito empresarial
• Comprobantes de transacciones por Nequi o Daviplata si son del negocio

Nómina y parafiscales

• Planilla PILA del mes (aportes a salud, pensión, ARL y caja de compensación)
• Comprobantes de nómina o dispersión de salarios
• Novedades de nómina: incapacidades, vacaciones, ausencias del período
• Acta de liquidación si hubo retiro de algún empleado

Facturas y comprobantes de compras

• Facturas físicas de proveedores no obligados a facturar electrónico (régimen simple, personas naturales)
• Tiquetes de caja menor, peajes, parqueaderos y gastos menores
• Notas débito o crédito recibidas en el período
• Comprobantes de compras en efectivo que no tienen factura electrónica

Retenciones e impuestos

• Comprobantes de retención en la fuente emitidos (formulario 350 si aplica)
• Certificados de retención recibidos de clientes grandes contribuyentes
• Declaración bimestral de IVA o retención (según la obligación del contribuyente)
• Comprobantes de pago a la DIAN del período

Contratos y otros documentos

• Contratos nuevos con proveedores o clientes firmados en el mes
• Actas o documentos soporte de gastos sin factura (según Resolución 167 DIAN)
• Comprobantes de cuotas de crédito empresarial