Checklist mensual de documentos para contadores en Costa Rica (2026)

Si usted es contador en Costa Rica, conoce bien la dinámica del cierre mensual: el extracto del BCR que el cliente asegura haber enviado pero no aparece, los comprobantes de planilla de la CCSS que siempre quedan para el último momento, y las facturas físicas de proveedores pequeños que llegan en foto tomada desde el teléfono, muchas veces ilegibles.

El Ministerio de Hacienda ha avanzado con el sistema de facturación electrónica mediante ATV, y hoy la gran mayoría de las transacciones importantes ya se registran digitalmente. Sin embargo, todavía existe una parte importante de la documentación contable que el cliente debe entregar manualmente: los comprobantes de la CCSS, los recibos de salario firmados y las facturas físicas de proveedores que aún no emiten electrónico.

Este checklist le ayuda a tener claro qué necesita pedirle a cada cliente, mes a mes, para poder cerrar sin incidentes y cumplir con los vencimientos del Ministerio de Hacienda.

¿Qué documentos necesita su contador cada mes en Costa Rica?

1. Estados de cuenta bancarios

• Estado de cuenta del mes en colones (BCR, Banco Nacional, BAC, Scotiabank o Davivienda)
• Estado de cuenta en dólares si maneja cuentas bimoneda
• Estado de tarjeta de crédito empresarial del período
• Comprobantes de movimientos por SINPE Móvil si son operaciones del negocio

2. Nómina y planilla CCSS

• Comprobante de declaración y pago de planilla mensual a la CCSS
• Recibos de salario firmados por el empleador y el colaborador
• Novedades de planilla: nuevos ingresos, salidas, incapacidades o vacaciones del mes
• Actas de preaviso o liquidación si hubo desvinculaciones en el período
• Comprobante de pago del Banco Nacional o BCR por las cargas sociales (si aplica)

3. Facturas y comprobantes de compras

• Facturas físicas o comprobantes de compras a proveedores no obligados al comprobante electrónico
• Tiquetes de caja de compras menores (gasolineras, supermercados, ferretería)
• Notas de crédito o débito físicas recibidas de proveedores
• Comprobantes de gastos deducibles en efectivo: combustible, peajes, alimentación
• Facturas de ICE o AyA si son gastos deducibles del negocio

4. Retenciones e impuestos

• Comprobantes de retención del Impuesto sobre la Renta emitidos a profesionales independientes
• Certificados de retención recibidos de clientes que actúan como agentes de retención
• Comprobante de pago del IVA y la declaración D-104 del período (la elabora el contador con los datos)
• Comprobantes de pago al Ministerio de Hacienda

5. Contratos y otros documentos

• Contratos nuevos de servicios, arrendamiento o préstamo firmados en el mes
• Comprobantes de cuotas de crédito bancario o leasing
• Actas de junta directiva o modificaciones societarias si aplica
• Documentos de importación o exportación si el negocio realiza operaciones con el exterior